Выбрать страницу

Новые виды дистанционной работы

В Трудовом кодексе закрепили понятие «удаленная работа». Так, дистанционная работа и удаленная – это одно и тоже в рамках Трудового кодекса. При этом по тексту продолжают использовать только понятие «дистанционная работа».

С 1 января 2021 года в трудовом договоре с дистанционным работником можно прописать, как сотрудник будет выполнять свою работу дистанционно.

Постоянная дистанционная работа – когда сотрудник выполняет свою работу дистанционно в течение всего срока действия трудового договора.

Временная дистанционная работа – когда сотрудник временно выполняет свою работу дистанционно. Временную работу можно установить на срок не более шести месяцев. При этом сотрудник непрерывно работает дистанционно, то есть каждый день.

Периодическая дистанционная работа – когда сотрудник чередует дистанционную работу и работу на стационарном рабочем месте.

Выбранный порядок дистанционной работы нужно прописать в трудовом договоре или дополнительном соглашении с дистанционным работником.

Напомним, что сейчас, если принимаете или переводите сотрудника на дистанционную работу, то сотрудник должен постоянно выполнять работу дистанционно. Совмещать дистанционную работу и работу в офисе дистанционные работники не вправе.

Временный перевод на дистанционную работу 

Работодатель теперь может временно переводить сотрудников на дистанционную работу по своей инициативе. Такой перевод возможен:

  • в случае катастрофы природного или техногенного характера, производственной аварии, несчастного случая на производстве, пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии или эпизоотии;
  • в любых исключительных случаях, которые ставят под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части.

Также работодатель может временно перевести сотрудников на дистанционную работу, если решение о временном переводе принял орган государственной власти или местного самоуправления.

Срок временного перевода – на период действия ограничения властей или чрезвычайной ситуации. Согласие работника на такой перевод получать не нужно.

Работодатель обязан обеспечить сотрудников, которых временно перевели, необходимым оборудованием, программно-техническими средствами и средствами защиты информации. Если сотрудник будет использовать свое оборудование, то необходимо выплачивать ему компенсацию за использование оборудования и возместить другие расходы, которые связаны с выполнением работы дистанционно. Например, расходы на электроэнергию и связь.

Если сотрудник не умеет пользоваться оборудованием, программами и средствами защиты информации, которые предоставил работодатель, то его нужно обучить навыкам работы с ними.

Чтобы временно перевести сотрудников на дистанционную работу достаточно издать локальный нормативный акт о временном переводе. Таким локальным актом может быть приказ о переводе на дистанционную работу. Приказ нужно согласовать с профсоюзом, если он есть в организации. Дополнительное соглашение к трудовому договору о временном переводе заключать не нужно.

В приказе пропишите:

  • список работников, которых временно переводите на дистанционную работу;
  • срок перевода;
  • порядок обеспечения работников оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и другими средствами;
  • порядок выплаты сотрудникам компенсации, если они используют свое оборудование для работы, а также порядок возмещения других расходов, которые связаны с выполнением работы дистанционно.
  • режим рабочего времени;
  • порядок и способы взаимодействия сотрудника с работодателем, а также порядок отчетности по работе.

С приказом ознакомьте сотрудников, которых перевели на дистанционную работу, способом, который позволит подтвердить, что они получили документ. Например, можете отправить приказ по электронной почте.

Напомним, что сейчас чтобы оформить перевод на дистанционную работу, нужно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору и издать приказ о переводе. Сделать это можно, только если сотрудники согласятся. По своей инициативе перевести сотрудников на дистанционную работу работодатель не вправе. Чтобы прекратить дистанционную работу, с сотрудником нужно снова заключить дополнительное соглашение и издать приказ (информация Минтруда от 23.03.2020).

Когда срок перевода на дистанционную работу закончится, то предоставьте сотрудникам прежнюю работу.

Если специфика работы не позволяет временно перевести сотрудника на дистанционную работу по инициативе работодателя, либо компания не может обеспечить работника необходимым оборудованием, то ему можно оформить простой.

Простой в такой ситуации будет по причинам, которые не зависят от работодателя и работника. Оплачивайте время простоя не меньше, чем 2/3 тарифной ставки или оклада. Такие правила установлены частью 2 статьи 157 ТК. При этом работодатель вправе оплачивать простой больше, чем 2/3 оклада, если такой порядок закрепили в локальном акте.

Порядок взаимодействия с сотрудниками

Оборудование

Работодатель обязан предоставить дистанционному сотруднику оборудование, программно-технические средства и средства защиты информации, которые необходимо для работы дистанционно. Если сотрудник будет использовать свое оборудование, то необходимо выплатить ему компенсацию за использование оборудования и возместить другие расходы, которые связаны с выполнением работы дистанционно. Размер компенсации и порядок ее выплаты установите в локальном акте или трудовом договоре.

Обмен документами

Работодатель теперь может использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, а сотрудник – аналогичную или усиленную неквалифицированную электронную подпись, не во всех случаях. Такие подписи теперь нужны, только чтобы заключить, изменить или расторгнуть:

  • трудовой договор;
  • допсоглашения к нему;
  • договор о материальной ответственности;
  • ученический договор.

В остальных случаях можно обмениваться электронными документами без использования ЭЦП. Главное подтвердить факт, что сотрудник и работодатель документы получили. Способ, которым будете обмениваться документами, закрепите в локальном акте или трудовом договоре. Например, пропишите, что будете обмениваться скан-копиями документов по электронной почте.

Напомним, что сейчас работодателю и сотруднику приходится использовать усиленные квалифицированные электронные подписи при обмене любыми электронными документами (ст. 312.1 ТК).

Документы для приема на работу дистанционный работник может предоставить работодателю в электронном виде по электронной почте. Если работодатель хочет получить документы на бумаге, то он вправе потребовать, чтобы сотрудник предоставил копии документов. Копии документов сотрудник должен заверить у нотариуса и прислать по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.

Если сотрудник не зарегистрирован в системе персонифицированного учета в ПФР, то он должен сделать это самостоятельно и предоставить работодателю документ, который подтвердит регистрацию, в электронном виде.

Трудовой договор о дистанционной работе или дополнительное соглашение о переводе на дистанционную работу можно заключить путем обмена электронными документами.  Если сотрудник хочет получить письменный экземпляр трудового договора или допсоглашения, то он направляет заявление с такой просьбой. Работодатель отправляет бумажный экземпляр трудового договора или допсоглашения сотруднику по почте заказным письмом с уведомлением не позже трех календарных дней со дня, когда получил заявление.

До заключения трудового договора ознакомьте сотрудника с локальными актами, в том числе с Правилами трудового распорядка, положением о премировании и т. п. Сделать это можно путем обмена электронными документами.

Если сотрудник хочет, чтобы запись о дистанционной работе внесли в трудовую книжку, он направляет бумажную книжку работодателю по почте заказным письмом с уведомлением. Исключение – когда сотрудник отказался от бумажной трудовой книжки и перешел на электронную.

Порядок работы

Теперь время взаимодействия дистанционного работника с работодателем нужно включать в рабочее время. А любое взаимодействие с сотрудником за пределами рабочего времени, нужно оплачивать, как сверхурочную работу. По аналогии с тем, как это происходит у сотрудников на стационарных рабочих местах.

Основные условия работы нужно прописать в трудовом договоре, допсоглашении, коллективном договоре или локальном нормативном акте, например, ПВТР. Так, можно прописать:

  • режим рабочего времени сотрудника, а при временной дистанционной работе также продолжительность и периодичность, когда сотрудник выполняет работу дистанционно;
  • условия и порядок вызова работодателем сотрудника, который временно работает дистанционно, на стационарное рабочее место или порядок выхода в офис сотрудника по своей инициативе;
  • порядок предоставления отпуска;
  • порядок взаимодействия работодателя и сотрудника по работе, а также способы передачи результатов работы и отчетов о выполненной работе по запросам работодателя.

Оплата труда

Теперь в Трудовом кодексе прописали, что если сотрудник работает дистанционно, то работодатель не вправе на этом основании снижать ему заработную плату.

Основания увольнения

Добавили новые основания для увольнения дистанционного работника. Так, дистанционного работника можно уволить, если он без уважительной причины не выходит на связь больше двух рабочих дней подряд. При этом работодатель может установить более длительный срок в локальном акте или трудовом договоре.

Если работник трудится дистанционно постоянно, то трудовой договор с ним можно расторгнуть, если он переехал в другую местность, из-за чего не может работать на прежних условиях.

Напомним, что раньше дистанционного работника можно было уволить по дополнительным основаниям, которые работодатель вправе был установить самостоятельно и прописать в трудовом договоре (ч. 1 ст. 312.5 ТК). Теперь такую возможность из Трудового кодекса убрали.

По-прежнему дистанционного работника можно уволить по общим основаниям, как и любого другого сотрудника организации (ст. 77 ТК).